タスク完了までの予測時間は必要だったのだ

Remember the milkをタスク管理ツールとして使っているのだが、これまで「完了までの予測時間」という項目は全く使ってこなかった。
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しかし最近、改めてこの機能を使うようになって予測時間の大切さが身にしみてわかるようになった。タスクの予測時間を把握できるようになって、下記のようなことに気づいた。

1.今日の仕事量は、そもそも1日で終わる量なのかを把握できるようになった。

これまではやるべきTODOリストを上から順に機械的にやっていただけで、今日はよくやったとかサボったとか定性的な判断基準しかできなかった。


2.進捗がスケジュールどおり進んでいるのか、はたまた遅れているのか把握できるようになった。

例えば午前中の仕事時間は午前8時~12時の4時間しかない。そのなかで予測時間を大幅に超えるほどのタスクを詰め込んでしまえば、たとえスケジュールどおり進んでいてもすべてのタスクを終えられるわけがない。予測時間の合計が4時間を越えないようにスケジュールすること、あるいは4時間以内に終わらせるためにどうしたら良いか考えることが大事だった。



3.スケジュールにバッファをもつようになった。

タスクを時間ギリギリいっぱいにしてしまうと、スケジュールどおり事を進めようとしても、急用が入ったり、電話が入ったりして、なかなかうまくいかない。タスクをキツキツに入れるようにしても結局うまくいかないんだと気づいた時、バッファの時間をとっておくことの重要性に気づいた。

例えば、午前に入れるタスク量は1時間分の空き時間を予め調整用として入れておく。これだけで急用が入った時でも対応に余裕が出るから不思議だ。

てなことで、タスクは数じゃない。時間も大きな要素だったのだ!と気づいたというお話でした。



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